WhatsApp Business als Behörde nutzen: Geht das datenschutzkonform?

WhatsApp in Behörden boomt!

Immer mehr Verwaltungen führen WhatsApp als Bürgerkanal ein oder denken gerade darüber nach. Meine Schulung dazu beim Staatsanzeiger war kürzlich mit 50 Personen ausgebucht.

Bei den meisten Behörden fällt derzeit die Wahl auf die kostenlose WhatsApp-Business-App – sie ist schnell eingerichtet, ohne externe Anbieter nutzbar und vor allem eben gratis.

Doch: Wie steht es um den Datenschutz?

Zwei WhatsApp-Business-Versionen
– kurz erklärt

Zunächst eine kurze Einordnung. Meta (WhatsApp) bietet zwei Lösungen für Behörden, Unternehmen, Vereine und Co. an:

• WhatsApp Business App (kostenlos)
  Hier handelt es sich um eine App, nutzbar auf einem Smartphone (+ optional auf dem Desktop). Ihr könnt sie im App Store / Play Store herunterladen.

• WhatsApp Business Plattform (API)
  Hier gibt es keine App, sondern ein Web-Dashboard mit Ticket-System. Die WhatsApp-Business-Plattform ist eine professionelle Lösung für Behörden und Unternehmen. Die API-Variante ist datenschutzkonform, nur über Drittanbieter erhältlich und verursacht Kosten. Kurze Erläuterung: API steht für Application Programming Interface – auf Deutsch: Programmierschnittstelle.

Die meisten Behörden nutzen derzeit die WhatsApp Business App, nicht die API - vermutlich aus Budget-Gründen.

Datenschutz: Ist die WhatsApp-Business-App für Behörden zulässig?

Die kostenlose WhatsApp-Business-App ist nicht 100 % DSGVO-konform, da sie zum Beispiel bei aktivem Adressbuchzugriff personenbezogene Daten Dritter an WhatsApp überträgt – auch von Personen, die gar keinen Kontakt zur Behörde haben.

Aber: Ihr habt als Behörde die Möglichkeit, den Einsatz der WhatsApp-Business-App so datenschutzfreundlich wie möglich zu gestalten.

So lässt sich die Nutzung möglichst datenschutzfreundlich gestalten

1. Adressbuch-Zugriff deaktivieren

Beim Einrichten fragt WhatsApp nach dem Zugriff auf Kontakte. Hier unbedingt verweigern, um keine unbeteiligten Kontaktdaten zu übermitteln

2. Diensthandy mit eigener Nummer verwenden

Schafft euch ein dienstliches Smartphone an, das ihr nur für WhatsApp Business verwendet. Ladet auf dieses Smartphone keine unnötigen Apps und speichert keine privaten oder gemischten Kontakte im Adressbuch.

3. Transparenz durch Hinweistexte schaffen

Klärt eure Bürger:innen aktiv über die Datenverarbeitung auf.

Beispieltext im Auto-Reply oder auf der Website:

„Mit Ihrer Nachricht über WhatsApp erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung einverstanden.“

4. Datenschutzerklärung anpassen

• Weist in eurer Datenschutzerklärung explizit auf euer WhatsApp-Angebot hin.

• Weist außerdem auf die Drittland-Übertragung (Irland, ggf. USA) hin.

• Bietet alternative Kommunikationswege für eure Bürger:innen an.

5. Nur reaktive Kommunikation

Theoretisch könnt ihr mit der WhatsApp Business App ungefragt 1:1-Nachrichten oder Massen-Nachrichten an Bürger:innen schicken. Das wäre nicht datenschutzkonform. Der Erstkontakt muss immer von der Bürgerin oder dem Bürger kommen.

Die meisten Behörden richten einen WhatsApp-Channel ein (“Newsletter”), den Bürger:innen abonnieren können. Hier bleiben die Nutzer:innen anonym. Dies macht die Channel-Funktion recht datenschutzfreundlich.

Fazit

Die kostenlose WhatsApp-Business-App ist zwar nicht DSGVO-konform, mit den oben genannten Maßnahmen könnt ihr die größten Datenschutz-Fallen aber umgehen - und eure:n hauseigene:n Datenschutzbeauftragte:n möglicherweise überzeugen.

Möchte eure Behörde beim Datenschutz auf der ganz sicheren Seite sein, solltet ihr euch mit der Alternative, der WhatsApp-Business-Plattform (API), beschäftigen.

Beide Versionen mit ihren Vor- und Nachteilen werde ich in Kürze noch mal in einem separaten Blogpost vorstellen.

WhatsApp: Ein Kanal für eure Behörde?

Gerne schule und berate ich eure Behörde rund um die Nutzung von WhatsApp als Bürgerkanal. Ich biete euch persönliche Live-Online-Schulungen und individuelle Beratung an, unter anderem zu den Fragen:

• Wie funktioniert die WhatsApp-Business-App?

• Wie funktioniert die WhatsApp-Business-Plattform (API)?

• Vor- und Nachteile beider Varianten

• Kosten

• Tipps für gute Bürgerkommunikation über WhatsApp

• Tools und Anbieter

• Erfolgsmessung

Meldet euch einfach - via E-Mail oder über meinen eigenen WhatsApp-Business-Kanal mit der Nummer 0160 - 93238481.