Ihre Behörde bei Google: Eine Anleitung für Google My Business

Pro Minute werden weltweit ca. 5,6 Milliarden Suchanfragen via Google gestellt. Die Markt- und Informationsmacht der Suchmaschine ist unbestritten. Auch Behörden und Ihre unterschiedlichen Services werden regelmäßig gesucht – zum Beispiel das Auswärtige Amt und Informationen zu Einreisebestimmungen in verschiedene Länder. Aber auch auf kommunaler Ebene sind z.B. digitale Services von Behörden immer wieder Gegenstand von Suchanfragen.

Eine ideale Lösung, um auch hier guten Bürgerservice zu leisten, ist das Google My Business-Profil. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie man es einrichtet und worauf es dabei ankommt!

Warum Google My Business?

Wenn Sie die Darstellung Ihrer Behörde bei Google nicht managen, tut Google es für Sie! Wie auch Facebook legt Google automatisch ein kostenloses „Unternehmensprofil“ für Ihr Rathaus, Ihr Ministerium oder Ihren städtischen Eigenbetrieb an. Wenn Sie Pech haben, stehen dort veraltete Öffnungszeiten oder sonstige nicht zutreffende Infos. Das kann zum Problem werden, wenn Bürger:innen Sie aus zunehmender Gewohnheit lieber „googeln“ anstatt Ihre Website zu besuchen.

Kirsten Ohlwein, Social-Media-Verantwortliche der Stadt Wetzlar, berichtet von einem kürzlichen Vorfall: „Die Annahmestelle für Grünabfälle war geschlossen, wurde aber bei Google als geöffnet angezeigt. Wir wussten bis dahin nicht mal, dass es dort einen Eintrag gibt, weil die Annahmestelle zu einem Eigenbetrieb der Stadt gehört und das von uns gar nicht gepflegt wird. Wir bekamen Beschwerden, obwohl auf unserer Internet-Seite alles richtig hinterlegt war.“

Ihr Fazit: „Diese Einträge werden immer wichtiger und müssen gepflegt werden.“

Wir verraten Ihnen, wie!

Die ersten Schritte

Zunächst einmal muss natürlich ein Google-Konto angelegt werden. Hierbei können Sie “Für ein Unternehmen” auswählen und anstatt einer neuen E-Mail-Adresse (…@gmail.com) auch eine bereits vorhandene Ihrer Behörde angeben.

Ist dieser Schritt getan, so rufen Sie Google Maps auf und suchen die Adresse Ihrer Behörde. Anschließend wählen Sie links “Unternehmen hinzufügen” auf und es öffnet sich eine neue Seite.

Aber Achtung: Google erstellt aus verschiedenen Branchenverzeichnissen, wie den Gelben Seiten, oftmals selbst Unternehmensprofile und diesen verwaisen oftmals. Prüfen Sie insofern, ob zu Ihrem Amt bereits ein Eintrag vorhanden ist – eventuell unter einer alten Adresse. Ist dem so, veranlassen Sie eine Löschung, bevor Sie das neue Profil erstellen. Ist die Adresse noch aktuell und ein Unternehmensprofil automatisch von Google erstellt, können Sie die Verwaltung des Profils auch beanspruchen.

Doch nun weiter zur Einrichtung: Geben Sie dazu den Namen an und wählen Sie eine Kategorie aus. Hier stellt Google beispielsweise Bundesbehörde, Sicherheitsbehörde oder auch Regierungsbehörde sowie weitere zur Auswahl. Anschließend gibt man weitere Informationen an, wie Webseite oder Telefonnummer, Öffnungszeiten etc.

Unternehmensname und Kategorie werden bei der Einrichtung als erstes abgefragt.

Die Verifizierung

Wichtig ist dann der letzte Schritt: Die Verifizierung. Dazu schickt Google an die angegebene Adresse eine Postkarte mit einem Bestätigungscode. Dieser wird online eingegeben, um zu bestätigen, dass man der Inhaber ist. Ebenfalls kann im letzten Schritt ein Ansprechpartner eingetragen werden. Es kann bis zu 4 Tage dauern, bis die Postkarte ankommt.

Das Profil an sich wird nun erst einmal erstellt. Zur vollständigen Verwaltung mit allen Optionen ist aber die Verifizierung nötig. Alternative Methoden sind eine Verifizierung per E-Mail, Telefon oder auch Videochat – dies ist aber nur für Unternehmen ohne festen Standort mit einem Einzugsgebiet oder Hybridunternehmen möglich. Dazu gehören zum Beispiel Handwerksbetriebe oder auch Restaurants. Für Behörden ist die postalische Bestätigung die gängige Wahl, bei städtischen Behörden mit Publikumsverkehr könnte ebenfalls die Verifizierung per Videochat in Frage kommen. Dazu muss ein fester Standort hinzugefügt werden, der von Bürger:innen aufgesucht werden kann.

Bevor diese abgeschlossen ist, können Sie das Profil Ihrer Behörde weiter vervollständigen. Laden Sie ein Titelbild hoch und fügen Sie andere Fotos hinzu, die Ihre Behörde repräsentieren.

Für das Google Unternehmensprofil gibt es verschiedene Möglichkeiten der Verifizierung.

Nützliche Funktionen

Ist Ihr Profil verifiziert, geht es richtig los. Sie können Beiträge unterschiedlicher Art veröffentlichen. Zum Beispiel Corona-Updates, Events oder allgemeine Neuigkeiten. Ebenfalls kann eine Messaging-Funktion aktiviert werden, welche neben Ihrem Unternehmensprofil eingeblendet wird. Geht hier eine Nachricht ein, erhalten Sie von Google zusätzlich eine Mitteilung. Auch Rezensionen sind ein wichtiger Teil des Google My Business-Profils. Auf alle Bewertungen sollte hierbei eingegangen werden – sprich positive wie negative. Gutes Community Management macht auch bei Google nicht halt.

Ein Praxistipp noch zum Thema Öffnungszeiten: Diese können immer nur für Wochentage, nicht aber für bestimmte Daten angepasst werden. Sprich, ist in der nächsten Woche ein Feiertag, an dem die Öffnungszeiten Ihrer Behörde abweichen, so müssen Sie für diesen spezifischen Wochentag die Öffnungszeit ändern – und im Nachhinein wieder korrigieren. Leider hat Google hier noch keine Lösung bereitgestellt, die diesen Umstand einfacher machen würde.

Generell aber bietet ein Google Unternehmensprofil viele Möglichkeiten, die eigene Behörde niedrigschwellig zu präsentieren und auch den Bürgerservice ergänzend zu Social-Media-Aktivitäten sowie der Website auszubauen!

Regelmäßige Updates und die Chat-Funktion sind ideale Möglichkeiten, um mit den Bürger:innen in Kontakt zu treten.